تکنیکی برای صحبت در جلسات

برای ارائه و صحبت در جلسات، باید اصولی را رعایت تا بتوانیم یک گفتگو و سخنرانی اثر بخش داشته باشیم. یکی از موثرترین و اثر بخش ترین روندهای که می توان برای يك گفتگو یا سخنرانی در جلسات سازمانی استفاده کرد، روند زیر می باشد: 1- يك شروع اثر بخش 2- بيان موضوع جلسه 3- توضيح و مديريت جلسه 4- نتيجه گيري پاياني و دعوت به يك اقدام موثر  

در ادامه در مورد هر کدام از این بخش ها، توضیحات لازم داده خواهد شد.

1- شروع جلسه

هنگامي كه در يك گفتگوي یا سخنرانی مي خواهيد وارد شوید یا به زبان ساده می خواهید سر صحبت را باز کنید بهترين شروع و يخ شكني براي ايجاد يك رابطه گرم و صميمي، بيان نكته اي است كه طرف مقابل ما به آن علاقه دارد. هنگامي كه مي دانيم طرف مقابل ما دوستدار ورزش شنا مي باشد، مي توانيم با شروع در مورد ورزش شنا و تعريف خاطراتی از اين ورزش، صحبت خود را آغاز كنيم. در گفتگوهای دو نفره، با ديدن تصاوير دفتر طرف مقابل يا تصوير صفحه اول مانيتور و يا گوشي او نیز مي توانيم بحث را آغاز كنيم.      هنگامي كه مي خواهيد با يك نفر يا چند نفر جلسه اي را در يك اتاق داشته باشيد سعي نماييد تا در يك مكاني ننشينيد كه “حس نياز به قدرت” طرف مقابل كور شود! اگر در پشت میز خود مي نشينيد بايد توجه داشته باشيد كه با نشستن مخاطب در جایی روبروي ميز شما، يك حس ضعف  به او منتقل مي شود. بايد بتوانيد كنار مخاطب و نزديك به او بنشينيد تا حس نياز به قدرت و غرور مخاطب شما حفظ شود.     هنگامي كه مي خواهید در يك جلسه، شروع به صحبت کنید حتما احساس شادی خود را بخاطر حضور در این جلسه و صحبت با مخاطبان، ابراز کنید.

از اينكه اينجا هستم و قرار هست با شما جلسه گفتگويي را داشته باشم خوشحال هستم .

  هنگامی که شادی خود را ابراز می کنید یک حالت مشارکت طلبانه ایجاد می شود و طرف مقابل را به صحبت كردن با شما وا مي دارد!

2- بيان موضوع جلسه

در ادامه ی موضوع صحبت در جلسات، بعد از يك ارتباط و يخ شكني خوب و اثر بخش با طرف مقابل (یا مخاطبان خود)  بايد بتوانيد موضوع جلسه را بيان كنید. هنگامي كه مي خواهيد موضوع جلسه را بيان كنيد بايد يك نظم منطقي را پيش رو بگيريد تا صحبت هاي شما اثر بخش و ماندگار باشد. مي توانيد از يك الگوي خوب براي اينكار استفاده كنيد: مانند گويندگان خبر تلويزيون!   الف ) بيان يك خلاصه اي از خبر – نماي دور ب) بيان يك توضيحي از خبر – نماي متوسط ج) تفسير خبر – نماي نزديك    مرحله اول موضوع صحبت در جلسات: موضوع را بايد به خوبي بيان كنيد كه قرار است بعد از این گفتگو به كجا برسيد – مانند يك تيتر خبري كه فقط يك تصوير و تيتر اصلي را بيان مي كند. مرحله دوم موضوع صحبت در جلسات: تنها قسمتی از موضوع را براي طرف مقابل بيان مي كنيد تا نسبت به ادامه موضوع کنجکاو و علاقه مند شود.  مرحله سوم موضوع صحبت در جلسات:‌  اين مرحله بسيار مهم و حساس مي باشد و بايد بتوانيد تمام جزئيات را بطور كامل و دقيق بيان كنيد.  

3- توضيح و مديريت جلسه

در اين قسمت بايد بتوانيد براي اين كه موضوع را به خوبي براي طرف مقابل خود تشريح و تفسير كنید و مخاطب بخوبي مساله را درك كند از وسايل كمكي استفاده كنيد. نشان دادن نمودارها و شكل ها و هم چنين بيان نقل قول ها و داستان هاي واقعي كه در راستاي صحبت هاي شما مي باشد مي تواند ذهن طرف مقابل شما را بسيار درگير موضوع مورد بحث نمايد. در موقع جلسه ممكن است كه طرف مقابل شما كمي در گفتگو دچار هيجان و استرس شود و نتوانيد گفتگو را بخوبي انجام دهيد. در اين حين بايد با ايجاد يك فضاي امن و امنيت خاطر براي طرف گفتگو، او را مايل به ادامه صحبت با خود كنيد.  مي توانيد جملاتي را بيان كنيد تا گفتگو را در مسير امن خود پيش ببريد: احساس مي كنم كه از اين صحبت ناراحت شده ايد. مي توانم بدانم دليل ناراحتي شما چه چيزي يا كدام قسمت صحبت مي باشد؟ هنگامي كه اين گونه صحبت مي كنيد طرف مقابل شما كمي آرام مي گيرد و صحبت هاي خود را بیان می کند و از لحاظ عصبي راحت مي شود و مي تواند در مسیر گفتگو قرار گيرد. هم چنين براي اينكه طرف مقابل ما احساس امنيت بيشتري كند تا نگرش ها و صحبت هاي خود را آزادانه بيان كند هم زمان از تقویت کننده های کلامی (مانند تأیید و تحسین) استفاده نماييد و با حركت صورت، او را تائيد كنيد.     از حركت هاي دست و زبان بدن نيز غافل نشويد هر كجا كه لازم بود صحبت هاي خود را تغيير دهيد و موضوع را برگردايند تا جلسه را به سمتي مطمئن بكشانيد.    

4- صحبت در جلسات و نتيجه گيري پاياني و دعوت به يك اقدام موثر

در این قسمت باید هر موضوعي را كه در مورد آن تصميم و صورت جلسه اي تهيه شده است را دوباره بيان كنيد و مرور كنيد. در این قسمت سعی نمایید تا صحبت های ناتمام را بخوبی تمام کنید و مطمئن شوید كه صحبت هاي شما بطور کامل انجام شده است. سعي نماييد تا جلسه را با يك حس خوب و انتقال این حس خوب به طرف مقابل خود، تمام كنيد. يك صحبت نهايي را نيز بايد انجام دهيد و آن،‌ بيان يك شروع براي تصميمات شما مي باشد. حتما بيان كنيد كه چه كسي بايد چه كاري را در چه زماني و با چه كيفيتي و به چه ميزاني انجام دهد!  

عصاره صحبت يا سخنراني شما در اين بخش بايد قابل مشاهده باشد.

اقدامک :

یک گفتگوی ساده را مطابق با روندی که در این مقاله بیان شد در نظر بگیرید و این گفتگو را برای یک اجرای واقعی، تمرین کنید. این گفتگو می تواند در مورد صحبت برای افزایش بهره وری مجموعه شما یا راه کارهایی برای افزایش شادی کارکنان باشد. لطفا این کار را شروع کنید!   خب حالا که این روند چهار مرحله ای صحبت در جلسات را فراگرفتید به شما پیشنهاد می کنم در ادامه این مقاله به نکاتی مهمی در بحث صحبت در جلسات مثل مخالفت ها و نظرات مخالف در جلسات را هم با دقت مطالعه کنید و این نکات را چاشنی جلسات و سخنرانی تان کنید.  

صحبت در جلسات ( ارتباط کلامی درست) – برگرفته از کتاب آئین دوستیابی ” دیل کارنگی “

هنگامی که در جلسات وارد یک گفتگو می شویم به احتمال زیاد امکان ایجاد بحث و مخالفت بر سر یک موضوع پیش خواهد آمد. در این جلسات باید بتوانیم از عهده مخالفت ها و بحث هایی که بر سر موضوع می شود بربیاییم ولی هوشمندانه و محترمانه !  

بحث كردن برای صحبت در جلسات ممنوع :

وقتي با كسي وارد يك بحث و مخالفت با نظرات او مي شويد و او را ناراحت مي كنيد، شايد به ظاهر در بحث پيروز شده باشيد ولي هيچ گاه نمي توانيد نظر طرف مقابل را به صحبت هاي خود جلب كنيد.   نکته مهمی که باید آن را واقعا بدانیم این است که به صحبت ها مخالفان خود حتما گوش دهيد شايد نكته اي براي پيشرفت شما داشته باشد و نبايد با يك تصميم عجولانه آن را دور كنيد. شاید حق با دیگران باشد!

به صحبت ها و ديدگاه هاي مخالفان خوب فكر كنيد شايد حق با آن ها باشد !

سوالات یک مدیر کارآمد در برخورد با مخالفت دیگران

هنگامی که در یک جلسه به یک مشکل و مخالفت برخورد کردید براي حل مشكل عجله نکنید و به خود زمان فکر کردن بدهید و یا يك جلسه ديگري را ترتيب دهيد. در اين فرصت سوال هاي بسياري وجود دارد كه يك مدير كارآمد آن ها را از خود مرتبا مي پرسد: آيا حق با او بوده ؟ آيا من اشتباهي مرتكب شده ام؟ آيا حقيقتي نهفته در بحث ها وجود دارد ؟ آيا عكس العمل من و صحبت های من،‌ از مشكل كاست يا بيشترش كرد؟ آيا صحبت های من، ديدگاه و نظر ديگران در مورد شخصیتم را افزايش داد يا كاهش؟ آيا من با صحبت هاي خود برنده شدم؟ به چه قيمتي ؟ آيا اين شرايط بوجود آمده مي تواند فرصتي براي پيشرفت من و مجموعه ام باشد؟ و بسياي سوالات ديگر كه مي تواند شما را در دستيابي به توافق و يك گفتار و رفتار ماندگار هدايت كند.  

براي بدست آوردن نتايج بهتر،‌ بهتر است از بحث كردن بپرهيزيد!

در صحبت در جلسات خودمان را جای دیگران بگذاریم!

خيلي از مواقع ما ديگران را در حد خود مي دانيم و انتظار داريم تا آن ها هم درك خوبي از شرايط داشته باشند و اگر اين گونه نباشد به راحتي زبان به انتقاد مي گشاييم! به جاي اينكه افراد را سرزنش كنيم بايد به دليل انجام كار آن ها پي ببريم. خود را در موقعيت آن ها قرار دهيم و آن ها را درك كنيم. اين كار سبب هم دردي بيشتر در روابط كلامي ما مي شود.   دكتر جانسون جمله اي زيبا دارد :  خود خدا هم تا قيامت درباره مردم قضاوت نمي كند. چرا من و شما اينكار را انجام دهيم؟!   هنري فورد مي گويد : راز موفقيت افراد در توانايي كشف ديدگاه ديگران و ديدن مسائل از زاويه ي ديد آن ها و هم چنين زاويه ي ديد خودشان است.  

نحوه انتقاد صحیح در خلل صحبت در جلسات :

هنگامي كه مي خواهيم از فردي انتقاد كنيم مي توانيم براحتي از خوبي هاي او صحبت كنيم و او را تحسين كنيم و بعد با يك حرف اتصال خوب ( مانند “و” ، در مورد چيزي كه قرار است آن را بصورت نظر و انتقاد بيان كنيم، صحبت كنيم. گاهي از كلمه اما استفاده مي كنيم  اين سبب مي شود كه فرد در مورد تعريف كردن قسمت اول شك كند و آن را هم قبول نكند و ارتباطي خوب شكل نگيرد. مثال : آقاي … بخاطر كاري كه ديروز به شما محول شده بود از شما تشكر كنم و اگر كار امروز را نيز وقتي برايش بگذاريد بسيار عالي خواهد بود …..

بايد بطور غير مستقيم نظر ديگران را به سمت اشتباهات آنها سوق دهيم .

نکاتی تکمیلی :

1- اختلاف ديدگاه و سوء تفاهم هرگز با بحث و جدل به پايان نمي رسد و فرجامي نخواهد داشت. اين موضوع با فهميدن نظر و ديدگاه طرف مقابل و صحبت در مورد آن مي تواند حل شود. 2- بايد بگذاريم كه طرف مقابل صحبت خود را انجام دهد و خونسردي خود را حفظ كنيم و صحبت هاي او را قطع نكنيم تا بتوانيم يك پل تفاهم ميان صحبت هاي او و خودمان ايجاد كنيم. سپس توجه خود را بر روي نكاتي بگذاريد كه اتفاق نظر داريد و اين نكات را روشن و درخشان تر كنيد. 3- صداقت را فراموش نكنيد و سراغ اشتباهات خود برويد و آن ها را بيان كنيد چرا كه با اين كار طرف مقابل را به گونه اي خلع سلاح مي كنيد و حالت تدافعي او را كاهش مي دهید. 4- در جلسات با افراد بايد بگونه اي رفتار كرد كه گويا به آن ها درس نمي دهيد و تنها نادانسته ها را فراموش شده ها تلقي كنيد. گاليله :

 شما نمي توانيد چيزي به كسي بدهيد، فقط مي توانيد كمك كنيد خودش آن را بفهمد .

طراحی سخنرانی به روش PCSC  ( بهمراه دانلود فایل صوتی )

در اینجا قصد داریم تا یک ساختار قدرتمند دیگر را که در چارچوب سخنرانی ها بخصوص سخنرانی های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد را توضیح دهیم. اگر می خواهید تا در سخنرانی های خود در سازمان و شرکت خود، بخوبی بدرخشید به شما پیشنهاد می کنم تا از این ساختار در سخنرانی های خود استفاده کنید! این چارچوب سخنرانی می تواند به شما کمک کند تا صحبت هایی اثر بخش و موثر را بخوبی برای مخاطبان خود ارائه دهید.

  این ساختار هم مانند ساختار ABC-C دارای یک توالی منظم می باشد که باید بخوبی رعایت شود. در انتهای صحبت های خود هم باید بخوبی یک جمع بندی خوب از موضوع و یک دعوت به اقدام داشته باشید. توضیحات کامل در مورد این ساختار را در ادامه می توانید دانلود کنید.  

تكنیكی قدرتمند برای سخنرانی مدیران در جلسات

براي سخنراني مديران در جلسات ، اصول و تكنيك هايی وجود دارد كه يك مدير كارآمد و اثر بخش بايد بتواند اين اصول را در سخنرانی های خود در جلسات استقاده نمايد. در سازمان ها و شركت های مختلف، مطمئنا جلسات كاری بسیاری برای مدیران پیش خواهد كه باید در آن جلسات در زمینه مسائل مربوط به حیطه مدیریت خود و همچنین راهكارهای آینده مربوط به سازمان و شركت خود صحبت كنند. برای اینكه شما به عنوان یك مدیر كارآمد و اثر بخش، صحبت هایی موثر و كاربردی داشته باشید و سایر مدیران و كارمندان، بخوبی صحبت های شما را درك كنند، باید از اصول و تكنیك هایی در صحبت های خود  در جلسات استفاده نمائید تا صحبت های شما اثرگذاری قدرتمندی داشته باشد.  

در این مقاله قصد داریم تا با ارائه یك ساختار قدرتمند و اثر بخش برای سخنرانی مدیران در جلسات، با شما در ارائه یك سخنرانی اثربخش، موثر و مفید همراه باشیم.

ساختار سخنرانی مدیران در جلسات

برای سخنرانی مدیران در جلسات، یك مدیر اثر بخش باید بتواند با صحبت های خود، سبب تغییر چشم انداز سایر مدیران و كارمندان شود تا با توجه به این چشم انداز جدید، افراد در راستای بهره وری و بهبود اوضاع سازمان یا شركت، اقدامی را انجام دهند. ساختاری كه در اینجا برای سخنرانی مدیران در جلسات مورد بررسی قرار خواهد گرفت، ساختاری قدرتمند و اثر بخش و كاربردی در سخنرانی های سازمانی میباشد كه آن را به اختصار  PCSC   می نامیم.  

1- اولین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، موقعیت (Position) می باشد.

هنر یك مدیر كارآمد و اثر بخش در این است كه بتواند صحبت خود را بطوری جذاب و با صلابت شروع كند. اگر یك مدیر نتواند توجه مخاطبان را در 3 تا 60 ثانیه اول سخنرانی جذب كند، رفته رفته حواس مخاطبان به خرید مایحتاج منزل و لباس مورد علاقه شان پرت خواهد شد! در این چند ثانیه اول باید توجه دقیق آنها را به این موضوع متمركز كنیم كه صحبت های شما چه منفعتی برای آنها دارد! در این قسمت شما بعنوان یك مدیر كارآمد و اثر بخش باید بتوانید موقعیت موجود را بخوبی، فقط و فقط توصیف كنید. تاكید می كنیم كه فقط باید توصیف كنید، بدون اینكه در مورد آن قضاوتی انجام شود.

موقعیت در اینجا می تواند هر موضوعی باشد كه در ذهن افراد دیگر جا افتاده است یا اتفاقی باشد كه در مجموعه مدیریتی شما رخ داده است.

مثالی از ساختار

مثلا می توانیم درباره یك موضوع مهمی كه در علم مدیریت وجود دارد صحبت كنید و آن را بخوبی توصیف كنید: ” برای مدیریت بهتر افراد مجموعه خود، مدیریت متكی بر پاداش های بیرونی است كه به كارگران انگیزه می دهد” و یا بطور مثال می توانیم در مورد یك اتفاقی كه در مجموعه تحت مدیریت ما رخ داده است صحبت كنیم: ” هفته گذشته مجموعه ما در قسمت نرم افزاری و كامپیوتری خود دچار اختلالاتی شد كه سبب شد بسیاری از فعالیت های مربوط به طراحی و ساخت تجهیزات ما به تعویق بیفتد” موقعیت می تواند هر اتفاق یا ایده و نظری باشد كه وجود دارد. وظیفه شما در این قسمت این است كه موقعیت، اتفاق و ایده مورد نظر را فقط و فقط توصیف كنید تا افراد حاظر در جلسه، بتوانند بخوبی موقعیت مدنظر شما را درك كنند. در این قسمت ( قسمت موقعیت) می توانید از تكنیك هایی اثر بخش و قدرتمند در ایجاد جلب توجه مخاطبان حاظر در جلسه استفاده كنید كه در مقاله بعدی ( قسمت دوم سخنرانی مدیران در جلسات) بیان خواهد شد.

  براي بيان موقعيت، شما مي توانيد از تكنيك هايي بسيار اثر بخش و جذاب نيز استفاده كنيد.

يكي از اين تكنيك ها، داستان سرايي مي باشد.

داستاني كه در اينجا مدنظر مي باشد، داستاني مي باشد كه در راستاي بيان اصلي و پيام اصلي ما مي باشد. اگر مي خواهيم در مورد وضعيت بهره وري نيروها و وضعيت علاقه مندي نيروهاي سازمان به كار خود موضوعي را مورد بررسي قرار دهيم، قطعا بيان يك داستان از اتفاقي كه در اتوبان در مسير شركت رخ داده است، تاثيري بر روند اين كار نخواهد داشت! در بيان داستان بايد تا مي توانيم و زمان به ما اجازه مي دهد، جزئيات را توصيف كنيم. در بيان داستان 4 مرحله را حتما به ياد داشته باشيد: الف) بيان موقعيت جغرافيايي كه داستان در آن رخ داد. ب) بيان شخصيت هايي كه در داستان وجود دارند ( مشخصات افراد شامل قد، چهره، لهجه، نحوه صحبت كردن، علائق و …) ج) بيان اتفاقي كه در داستان رخ داد ( اتفاقي كه در اين داستان رخ مي دهد را بايد بخوبي تشريح كرد) د) نتيجه گيري از اين داستان و بيان يك پيام كه شروع كننده و در راستاي صحبت هاي مهم بعدي شما مي باشد.

روشي ديگر براي شروع كه مي توان مورد بررسي قرار داد، بيان تكان دهنده مي باشد.

بيان تكان دهنده مبتني بر آمار مي باشد اما مي توان از روش بيان كردن نقطه نظرهاي جدي كه تفكر رايح را به چالش مي كشد هم استفاده كرد. بعنوان مثال بيان جمله گفته شده قبلي : “” براي مديريت بهتر افراد مجموعه خود، مديريت متكي بر پاداش هاي بيروني است كه به كارگران انگيزه مي دهد” و بيان اينكه اين روش براي كارهاي ماشيني جواب مي دهد نه براي انسانها ! مي تواند يك بيان تكان دهنده اي باشد كه ذهن افراد را به چالش مي كشد و منتظر صحبت هاي بعدي ما و توجيه اين صحبت خواهند ماند.

روش ديگري كه مي توانيد با آن صحبت هاي خود را شروع كنيد، بيان سوال كوبنده مي باشد!

سوالي كه سبب شود مخاطبان با تمام وجود در مورد آن تفكر كنند تا يك جواب صريح را پيدا كنند. سوال هايي كه با چرا و چگونه آغاز مي شود ، كنجكاوي ما را تحريك مي كنند تا مخاطبان دنياي اطراف خود را بهتر بشناسند. چرا شركت هايي شبيه به شركت ما توانسته اند براي بهره وري خود يك سيستم مدون طراحي كنند كه اساس آن را انسان و انسان گرايي تشكيل مي دهد؟ چگونه ما مي توانيم در شركت خود چنين موضوعي را پياده سازي كنيم؟   در ابتداي سخنراني خود، موارد بسيار بد و اشتباهات آشكاري وجود دارد كه بايد از آنها اجتناب كرد.

• هرگز با جمله اي قصار شروع نكنيد، حتي اگر مرتبط باشد كليشه اي است!
• با لطيفه شروع نكنيد
• با جمله اي توهين آميز به مخاطبان شروع نكنيد
• اگر ميخواهيد از مخاطبان تشكر كنيد آن را براي آخر سخنراني بگذريد.

2- دومین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، بيان پيچيدگي (Complexity) است

در اين قسمت بايد بتوانيم به اين موضوع بپردازيم كه چرا موضوع فعلي، ايده فعلي و اتفاقي كه افتاده است حاوي يك مشكل اساسي و قابل توجه يا يك موقعيت نهفته در آن است تا ذهن مخاطبان را به حالت تعليق در آوريد! حالت تعليق يعني اينكه مخاطبان را به فكر شديدي فرو ببريم و يك مسئله جدي را در ذهن آنها روشن كنيم!  

بطور مثال در مورد پاداش هاي بيروني : ” مي توانيم بگوئيم كه كارشناسان و مهندسان با پاداش هاي دروني انگيزه پيدا مي كنند و اين موضوع در طي ساليان براي ما محرز شده است كه پاداش هاي بيروني در طول زمان موجب كاهش بازدهي در فعاليت هاي فكري آنها مي شود” يا در مورد اتفاقي كه در مجموعه مديريت ما بدليل نقص سيستم نرم افزاري رخ داد  مي توانيم براي پيچيدگي موضوع بگوئيم: ” اين مسئله حاد پيش آمده كه سبب ايجاد اختلال در سيستم هاي ما شد، بدليل نبود سيستم هاي امنيتي مي باشد كه بايد بتوانند اطلاعات را در زمان مناسب ذخيره و تحليل و ارسال كنند. اين سيستم ها ديگر جوابگوي فعاليت هاي سنگين و دقيق ما نيستند و …. ”  

3-سومین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، راه حل : (Solution) است

در اين قسمت بايد راه حلي را ارائه دهيم كه كامل، كاربردي و اثر بخش باشد و بطور ماهرانه اي مشكلات را برطرف كند و از موقعيت ها و اتفاقاتي كه در مورد آنها صحبت شده است، جلوگيري نمايد. همان جمله كليد، آمار تكان دهنده يا سوالي را كه در ابتداي صحبت خود انجام داديد را مي توانيد جهت يادآوري در اينجا بيان كنيد تا مخاطبان باز در مسير سخنراني شما قرار گيرند. در اين قسمت بايد بتوانيم با صحبت ها و راه حل هاي خود، يك چشم انداز جديد را به افراد شركت كننده در جلسه بدهيم و آنها را دعوت به اقدامي براي حل مسئله مورد نظر كنيم. جملاتي كه در اين قسمت بيان مي شود بايد همراه با احساس تواضع و احترام به افراد شركت كننده باشد و بگونه اي بيان شود كه آنها احساس كنند كه اين مشكل مربوط به آنها هم خواهد شد و بايد خود را در اين مسير همراه خود قرار دهند.

  از كلماتي استفاده كنيد كه دربرگيرنده احساس و عواطف براي شركت كنندگان باشد. جملاتي را بيان كنيم كه مخاطبان اين حس را در خود تقويت كنند كه صحبت هاي شما از روي دلسوزي و كمك كننده به مجموعه سايرين مي باشد.

بطور مثال در مورد مسائل بيان شده برای سخنرانی در جلسات :

مثال مديريتي : ” بايد بتوانيم بعنوان مديران كارآمد و اثر بخش، روش ها  و تكنيك هايي را مورد استفاده قرار دهيم كه به افراد تحت مديريت خود بر مبناي تبحر، اراده، خودسازماني، انگيزه دهيم و آنها را تشويق كنيم ” در مورد مثال مشكلات نرم افزاري : ” ما بايد بتوانيم با بكارگيري سيستم هاي نرم افزاري و سخت افزاري جديد و كارآمد كه مي توانند امنيت اطلاعات ما و ارسال آنها به موقع را بخوبي انجام دهند از مشكلات آينده و كاهش بهره وري سازمان جلوگيري كنيم. هنگامي كه در مورد پيچيدگي مسائل و اتفاقات و ايده ها صحبت مي كنيم بايد بگونه اي مطالب را ارائه دهيم كه افراد بخوبي در اين مرحله بدانند كه ما بدنيال چه چيزي هستيم و چه چيزي را مي خواهيم تا بيان كنيم. همچنين در قسمت راه حل مسئله پيش رو، بايد بگونه اي آن را بيان كنيم كه افراد شنونده، بخوبي بدانند كه چكاري را بايد انجام دهند يا چه كاري را بايد در برنامه كاري خود قرا دهند.

همه چيز بايد شفاف و واضح و ساده و كاربردي باشد .

جمله اي بسيار جالب و اثر بخش از پيتر دراكر وجود دارد كه :

انسان هاي موفق هميشه در آغاز سخنراني، به هدف خاص و موفقيت هايي كه بايد برسند اشاره مي كنند.

چنين افرادي هميشه در آخر جلسه، جمله اول را تكرار مي كنند نتيجه گيري نهايي را به هدف اوليه ربط مي دهند .

4- چهارمین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، دعوت به اقدام واضح و سخنرانی در جلسات، است

در اين مرحله پس از بيان راه حل موضوع، افراد شركت كننده در جلسه شما، اين ذهنيت را پيدا مي كنند كه چه صحبت هاي خوب و جالبي ! خب الان بايد دقيقا چكاري انجام شود ؟ ما بايد چكاري را انجام دهيم ؟ چه كاري در چه زماني و به چه صورت و به چه ميزان و با چه اولويتي بايد انجام شود؟ در اين مرحله بايد بتوانيد براي يكسري افراد شركت كننده در جلسه، وظايفي را تعيين كنيد ( يا اگر اين موضوع براي شما امكان ندارد و مديران هم سطح شما يا بالاتر از شما وجود دارند، اين كار را به دبير جلسه بسپاريد)  

  بايد مشخص شود كه در مورد مثال هاي بيان شده : مثال مديريتي : ” وظيفه مديريت هر واحد علاوه بر اينكه بهره وري افراد را درماه مشخص مي كنند، بايد هر ماه از چند نفر از كاركنان و مهندسان مجموعه، بخاطر عملكرد صحيح در كار، مورد تشويق قرار گيريند” يا در مورد مشكل نرم افزاري : ”  واحد IT سازمان يا شركت ، سيستم هايي قوي و اثربخش بازار را بررسي نموده و سيستمي را كه مي تواند نيازهاي ما را تامين كند را پيدا كرده و خريد نمايند.”   این ساختار هم مانند ساختار ABC-C دارای یک توالی منظم می باشد که باید بخوبی رعایت شود. در انتهای صحبت های خود هم باید بخوبی یک جمع بندی خوب از موضوع و یک دعوت به اقدام داشته باشید. توضیحات کامل در مورد این ساختار را در ادامه می توانید دانلود کنید.

نكات كليدي در سخنرانی مديران در جلسات 

1- هميشه به ياد داشته باشيد كه خنده چيز خوبي است! 2- بايد خلاقيت خود را در سخنراني هاي خود نشان دهيد 3- نبايد خودنمايي كنيد. فروتن باشيد 4- نبايد سخنراني هاي خود را از روي نوشته بخوانيد 5- نبايد وقت شنوندگان خود را هدر دهيد. 6- حين سخنراني در جلسات، به اين فكر باشيد كه الهام بخش باشيد و اطلاعات خوبي را به مخاطبان ارائه دهيد. 7- از آنجايي كه تغيير كار دشواري مي باشد به عنوان اولين قدم، به شنونده كار آساني دهيد كه بتواند از همان روز كار را شروع كند و در مسير قرار گيريد. براي موفقيت در سخنراني بايد هر روز براي موفقيت خود، فعاليت هايي كوچك و جديد را انجام دهيد تا سخنراني در جلسات براي شما به يك كار عادي تبديل شود. برايان تريسي يكي از بهترين سخنرانان جهاني در زمينه يادگيري و آموزش جمله اي را دارد :

يادگيري مداوم حداقل شرط لازم براي موفقتيت در هر زمينه اي است كه در آن فعاليت مي كنيد، هر روز چيز جديدي بياموزيد .

برای سخنرانی مدیران در جلسات، ايده هاي خوب را جمع آوري كنيد.

ايده ها ارزش فراگير شدن را دارند ( شعار  همايش TED)

  1- بايد ايده اي بزرگ داشته باشيد. موضوع خارق العاده جديدي نشان دهيد و موضوعي را مطرح كنيد تا كنون بيان نشده باشد. 2- ايده ها بايد داستان وار همراه با سوالات مناسب بيان شوند بيان داستان در مسير سخنراني در جلسات مي تواند براي افراد شركت كننده حس خوبي را ايجاد كند و يك ارتباط احساسي خوبي  را با شما ايجاد كنند. اين نكته را فراموش نكنيد كه تغيير از روي احساس مي باشد و نه بر اساس منطق ! ايده هاي خوب مي تواند سبب شود تا ساير مديران و كاركنان، در راستاي حل مشكل بوجود آمده با يكديگر همفكري موثري را داشته باشند.

هدف سخنراني شما بايد الهام بخشيدن باشد

به ديگران الهام ببخشيد تا بتوانند آنچه به آنها الهام بخشيده اي را انجام دهند! هدف سخنراني شما در جلسات بايد بيان جملاتي باشد كه سبب الهام بخشي براي مخاطبان باشد. جملاتي را بيان كنيد كه به مخاطبان شما، انرژي حركت به سمت افزايش بهره وري سازمان و ارتقاء كاركنان سازمان شود.  

شعارهاي بنيادين در طول سخنراني را سعي كنيم تكرار كنيم

در طول سخنراني خود بسيار پسنديده است كه براي قرار گيري ذهن مخاطبان در مسير سخنراني، يك شعار موزون و با مفهوم را انتخاب كنيد كه با پيام اصلي شما در سخنراني در جلسات، هماهنگي كافي را داشته باشد. بطور مثال جملات زير نمونه اي از شعارهايي مي باشد كه مي توان در سخنراني در جلسات استفاده كرد: 1- افراد نمي خواهند بدانند چه كاري انجام مي دهيد، بلكه مي خواهند بدانند كه چرا كاري را انجام مي دهدي 2- با كساني كار كنيد كه به باورهاي شما ايمان دارند. شعارها كلماتي موزون و ساده و كوتاه هستند كه در كنار هم قرا مي گيرند تا بتوانيم ذهن مخاطب را در مسير سخنراني نگه داريم! يك مدير كارآمد بايد بتواند فكر خود را به شعاري به يادماندني تبديل كند و آن را چندين بار به عناوين مختلف در سخنراني خود تكرار كند.

برای دیدن ویدئوهای آموزشی رایگان حتما به پیج اینستاگرامی احمد فاضلی سربزنید.