تکنیکی برای صحبت در جلسات

تکنیکی برای صحبت در جلسات

برای ارائه و صحبت در جلسات، باید اصولی را رعایت تا بتوانیم یک گفتگو و سخنرانی اثر بخش داشته باشیم.

یکی از موثرترین و اثر بخش ترین روندهای که می توان برای یک گفتگو یا سخنرانی در جلسات سازمانی استفاده کرد، روند زیر می باشد:

۱- یک شروع اثر بخش

۲- بیان موضوع جلسه

۳- توضیح و مدیریت جلسه

۴- نتیجه گیری پایانی و دعوت به یک اقدام موثر

در ادامه در مورد هر کدام از این بخش ها، توضیحات لازم داده خواهد شد.

۱- شروع جلسه

هنگامی که در یک گفتگوی یا سخنرانی می خواهید وارد شوید یا به زبان ساده می خواهید سر صحبت را باز کنید بهترین شروع و یخ شکنی برای ایجاد یک رابطه گرم و صمیمی، بیان نکته ای است که طرف مقابل ما به آن علاقه دارد.

هنگامی که می دانیم طرف مقابل ما دوستدار ورزش شنا می باشد، می توانیم با شروع در مورد ورزش شنا و تعریف خاطراتی از این ورزش، صحبت خود را آغاز کنیم.

در گفتگوهای دو نفره، با دیدن تصاویر دفتر طرف مقابل یا تصویر صفحه اول مانیتور و یا گوشی او نیز می توانیم بحث را آغاز کنیم.

 هنگامی که می خواهید با یک نفر یا چند نفر جلسه ای را در یک اتاق داشته باشید سعی نمایید تا در یک مکانی ننشینید که “حس نیاز به قدرت” طرف مقابل کور شود!

اگر در پشت میز خود می نشینید باید توجه داشته باشید که با نشستن مخاطب در جایی روبروی میز شما، یک حس ضعف  به او منتقل می شود. باید بتوانید کنار مخاطب و نزدیک به او بنشینید تا حس نیاز به قدرت و غرور مخاطب شما حفظ شود.

هنگامی که می خواهید در یک جلسه، شروع به صحبت کنید حتما احساس شادی خود را بخاطر حضور در این جلسه و صحبت با مخاطبان، ابراز کنید.

از اینکه اینجا هستم و قرار هست با شما جلسه گفتگویی را داشته باشم خوشحال هستم .

هنگامی که شادی خود را ابراز می کنید یک حالت مشارکت طلبانه ایجاد می شود و طرف مقابل را به صحبت کردن با شما وا می دارد!

۲- بیان موضوع جلسه

در ادامه ی موضوع صحبت در جلسات، بعد از یک ارتباط و یخ شکنی خوب و اثر بخش با طرف مقابل (یا مخاطبان خود)  باید بتوانید موضوع جلسه را بیان کنید.

هنگامی که می خواهید موضوع جلسه را بیان کنید باید یک نظم منطقی را پیش رو بگیرید تا صحبت های شما اثر بخش و ماندگار باشد.

می توانید از یک الگوی خوب برای اینکار استفاده کنید: مانند گویندگان خبر تلویزیون!

الف ) بیان یک خلاصه ای از خبر – نمای دور

ب) بیان یک توضیحی از خبر – نمای متوسط

ج) تفسیر خبر – نمای نزدیک

 مرحله اول موضوع صحبت در جلسات:

موضوع را باید به خوبی بیان کنید که قرار است بعد از این گفتگو به کجا برسید – مانند یک تیتر خبری که فقط یک تصویر و تیتر اصلی را بیان می کند.

مرحله دوم موضوع صحبت در جلسات:

تنها قسمتی از موضوع را برای طرف مقابل بیان می کنید تا نسبت به ادامه موضوع کنجکاو و علاقه مند شود.

 مرحله سوم موضوع صحبت در جلسات:‌ 

این مرحله بسیار مهم و حساس می باشد و باید بتوانید تمام جزئیات را بطور کامل و دقیق بیان کنید.

۳- توضیح و مدیریت جلسه

در این قسمت باید بتوانید برای این که موضوع را به خوبی برای طرف مقابل خود تشریح و تفسیر کنید و مخاطب بخوبی مساله را درک کند از وسایل کمکی استفاده کنید. نشان دادن نمودارها و شکل ها و هم چنین بیان نقل قول ها و داستان های واقعی که در راستای صحبت های شما می باشد می تواند ذهن طرف مقابل شما را بسیار درگیر موضوع مورد بحث نماید.

در موقع جلسه ممکن است که طرف مقابل شما کمی در گفتگو دچار هیجان و استرس شود و نتوانید گفتگو را بخوبی انجام دهید. در این حین باید با ایجاد یک فضای امن و امنیت خاطر برای طرف گفتگو، او را مایل به ادامه صحبت با خود کنید.

 می توانید جملاتی را بیان کنید تا گفتگو را در مسیر امن خود پیش ببرید:

احساس می کنم که از این صحبت ناراحت شده اید. می توانم بدانم دلیل ناراحتی شما چه چیزی یا کدام قسمت صحبت می باشد؟

هنگامی که این گونه صحبت می کنید طرف مقابل شما کمی آرام می گیرد و صحبت های خود را بیان می کند و از لحاظ عصبی راحت می شود و می تواند در مسیر گفتگو قرار گیرد.

هم چنین برای اینکه طرف مقابل ما احساس امنیت بیشتری کند تا نگرش ها و صحبت های خود را آزادانه بیان کند هم زمان از تقویت کننده های کلامی (مانند تأیید و تحسین) استفاده نمایید و با حرکت صورت، او را تائید کنید.

از حرکت های دست و زبان بدن نیز غافل نشوید

هر کجا که لازم بود صحبت های خود را تغییر دهید و موضوع را برگردایند تا جلسه را به سمتی مطمئن بکشانید.

۴- صحبت در جلسات و نتیجه گیری پایانی و دعوت به یک اقدام موثر

در این قسمت باید هر موضوعی را که در مورد آن تصمیم و صورت جلسه ای تهیه شده است را دوباره بیان کنید و مرور کنید.

در این قسمت سعی نمایید تا صحبت های ناتمام را بخوبی تمام کنید و مطمئن شوید که صحبت های شما بطور کامل انجام شده است.

سعی نمایید تا جلسه را با یک حس خوب و انتقال این حس خوب به طرف مقابل خود، تمام کنید.

یک صحبت نهایی را نیز باید انجام دهید و آن،‌ بیان یک شروع برای تصمیمات شما می باشد.

حتما بیان کنید که چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی و با چه کیفیتی و به چه میزانی انجام دهد!

عصاره صحبت یا سخنرانی شما در این بخش باید قابل مشاهده باشد.

اقدامک :

یک گفتگوی ساده را مطابق با روندی که در این مقاله بیان شد در نظر بگیرید و این گفتگو را برای یک اجرای واقعی، تمرین کنید.

این گفتگو می تواند در مورد صحبت برای افزایش بهره وری مجموعه شما یا راه کارهایی برای افزایش شادی کارکنان باشد.

لطفا این کار را شروع کنید!

خب حالا که این روند چهار مرحله ای صحبت در جلسات را فراگرفتید به شما پیشنهاد می کنم در ادامه این مقاله به نکاتی مهمی در بحث صحبت در جلسات مثل مخالفت ها و نظرات مخالف در جلسات را هم با دقت مطالعه کنید و این نکات را چاشنی جلسات و سخنرانی تان کنید.

صحبت در جلسات ( ارتباط کلامی درست) – برگرفته از کتاب آئین دوستیابی ” دیل کارنگی “

هنگامی که در جلسات وارد یک گفتگو می شویم به احتمال زیاد امکان ایجاد بحث و مخالفت بر سر یک موضوع پیش خواهد آمد. در این جلسات باید بتوانیم از عهده مخالفت ها و بحث هایی که بر سر موضوع می شود بربیاییم ولی هوشمندانه و محترمانه !

بحث کردن برای صحبت در جلسات ممنوع :

وقتی با کسی وارد یک بحث و مخالفت با نظرات او می شوید و او را ناراحت می کنید، شاید به ظاهر در بحث پیروز شده باشید ولی هیچ گاه نمی توانید نظر طرف مقابل را به صحبت های خود جلب کنید.

نکته مهمی که باید آن را واقعا بدانیم این است که به صحبت ها مخالفان خود حتما گوش دهید شاید نکته ای برای پیشرفت شما داشته باشد و نباید با یک تصمیم عجولانه آن را دور کنید.

شاید حق با دیگران باشد!

به صحبت ها و دیدگاه های مخالفان خوب فکر کنید شاید حق با آن ها باشد !

سوالات یک مدیر کارآمد در برخورد با مخالفت دیگران

هنگامی که در یک جلسه به یک مشکل و مخالفت برخورد کردید برای حل مشکل عجله نکنید و به خود زمان فکر کردن بدهید و یا یک جلسه دیگری را ترتیب دهید.

در این فرصت سوال های بسیاری وجود دارد که یک مدیر کارآمد آن ها را از خود مرتبا می پرسد:

آیا حق با او بوده ؟

آیا من اشتباهی مرتکب شده ام؟

آیا حقیقتی نهفته در بحث ها وجود دارد ؟

آیا عکس العمل من و صحبت های من،‌ از مشکل کاست یا بیشترش کرد؟

آیا صحبت های من، دیدگاه و نظر دیگران در مورد شخصیتم را افزایش داد یا کاهش؟

آیا من با صحبت های خود برنده شدم؟

به چه قیمتی ؟

آیا این شرایط بوجود آمده می تواند فرصتی برای پیشرفت من و مجموعه ام باشد؟

و بسیای سوالات دیگر که می تواند شما را در دستیابی به توافق و یک گفتار و رفتار ماندگار هدایت کند.

برای بدست آوردن نتایج بهتر،‌ بهتر است از بحث کردن بپرهیزید!

در صحبت در جلسات خودمان را جای دیگران بگذاریم!

خیلی از مواقع ما دیگران را در حد خود می دانیم و انتظار داریم تا آن ها هم درک خوبی از شرایط داشته باشند و اگر این گونه نباشد به راحتی زبان به انتقاد می گشاییم!

به جای اینکه افراد را سرزنش کنیم باید به دلیل انجام کار آن ها پی ببریم. خود را در موقعیت آن ها قرار دهیم و آن ها را درک کنیم. این کار سبب هم دردی بیشتر در روابط کلامی ما می شود.

دکتر جانسون جمله ای زیبا دارد :

 خود خدا هم تا قیامت درباره مردم قضاوت نمی کند. چرا من و شما اینکار را انجام دهیم؟!

هنری فورد می گوید :

راز موفقیت افراد در توانایی کشف دیدگاه دیگران و دیدن مسائل از زاویه ی دید آن ها و هم چنین زاویه ی دید خودشان است.

نحوه انتقاد صحیح در خلل صحبت در جلسات :

هنگامی که می خواهیم از فردی انتقاد کنیم می توانیم براحتی از خوبی های او صحبت کنیم و او را تحسین کنیم و بعد با یک حرف اتصال خوب ( مانند “و” ، در مورد چیزی که قرار است آن را بصورت نظر و انتقاد بیان کنیم، صحبت کنیم.

گاهی از کلمه اما استفاده می کنیم  این سبب می شود که فرد در مورد تعریف کردن قسمت اول شک کند و آن را هم قبول نکند و ارتباطی خوب شکل نگیرد.

مثال :

آقای … بخاطر کاری که دیروز به شما محول شده بود از شما تشکر کنم و اگر کار امروز را نیز وقتی برایش بگذارید بسیار عالی خواهد بود …..

باید بطور غیر مستقیم نظر دیگران را به سمت اشتباهات آنها سوق دهیم .

نکاتی تکمیلی :

۱- اختلاف دیدگاه و سوء تفاهم هرگز با بحث و جدل به پایان نمی رسد و فرجامی نخواهد داشت. این موضوع با فهمیدن نظر و دیدگاه طرف مقابل و صحبت در مورد آن می تواند حل شود.

۲- باید بگذاریم که طرف مقابل صحبت خود را انجام دهد و خونسردی خود را حفظ کنیم و صحبت های او را قطع نکنیم تا بتوانیم یک پل تفاهم میان صحبت های او و خودمان ایجاد کنیم.

سپس توجه خود را بر روی نکاتی بگذارید که اتفاق نظر دارید و این نکات را روشن و درخشان تر کنید.

۳- صداقت را فراموش نکنید و سراغ اشتباهات خود بروید و آن ها را بیان کنید چرا که با این کار طرف مقابل را به گونه ای خلع سلاح می کنید و حالت تدافعی او را کاهش می دهید.

۴- در جلسات با افراد باید بگونه ای رفتار کرد که گویا به آن ها درس نمی دهید و تنها نادانسته ها را فراموش شده ها تلقی کنید.

گالیله :

 شما نمی توانید چیزی به کسی بدهید، فقط می توانید کمک کنید خودش آن را بفهمد .