تکنیکی برای صحبت در جلسات

برای ارائه و صحبت در جلسات، باید اصولی را رعایت تا بتوانیم یک گفتگو و سخنرانی اثر بخش داشته باشیم. یکی از موثرترین و اثر بخش ترین روندهای که می توان برای یک گفتگو یا سخنرانی در جلسات سازمانی استفاده کرد، روند زیر می باشد: ۱- یک شروع اثر بخش ۲- بیان موضوع جلسه ۳- توضیح و مدیریت جلسه ۴- نتیجه گیری پایانی و دعوت به یک اقدام موثر  

در ادامه در مورد هر کدام از این بخش ها، توضیحات لازم داده خواهد شد.

۱- شروع جلسه

هنگامی که در یک گفتگوی یا سخنرانی می خواهید وارد شوید یا به زبان ساده می خواهید سر صحبت را باز کنید بهترین شروع و یخ شکنی برای ایجاد یک رابطه گرم و صمیمی، بیان نکته ای است که طرف مقابل ما به آن علاقه دارد. هنگامی که می دانیم طرف مقابل ما دوستدار ورزش شنا می باشد، می توانیم با شروع در مورد ورزش شنا و تعریف خاطراتی از این ورزش، صحبت خود را آغاز کنیم. در گفتگوهای دو نفره، با دیدن تصاویر دفتر طرف مقابل یا تصویر صفحه اول مانیتور و یا گوشی او نیز می توانیم بحث را آغاز کنیم.      هنگامی که می خواهید با یک نفر یا چند نفر جلسه ای را در یک اتاق داشته باشید سعی نمایید تا در یک مکانی ننشینید که “حس نیاز به قدرت” طرف مقابل کور شود! اگر در پشت میز خود می نشینید باید توجه داشته باشید که با نشستن مخاطب در جایی روبروی میز شما، یک حس ضعف  به او منتقل می شود. باید بتوانید کنار مخاطب و نزدیک به او بنشینید تا حس نیاز به قدرت و غرور مخاطب شما حفظ شود.     هنگامی که می خواهید در یک جلسه، شروع به صحبت کنید حتما احساس شادی خود را بخاطر حضور در این جلسه و صحبت با مخاطبان، ابراز کنید.

از اینکه اینجا هستم و قرار هست با شما جلسه گفتگویی را داشته باشم خوشحال هستم .

  هنگامی که شادی خود را ابراز می کنید یک حالت مشارکت طلبانه ایجاد می شود و طرف مقابل را به صحبت کردن با شما وا می دارد!

 

۲- بیان موضوع جلسه

در ادامه ی موضوع صحبت در جلسات، بعد از یک ارتباط و یخ شکنی خوب و اثر بخش با طرف مقابل (یا مخاطبان خود)  باید بتوانید موضوع جلسه را بیان کنید. هنگامی که می خواهید موضوع جلسه را بیان کنید باید یک نظم منطقی را پیش رو بگیرید تا صحبت های شما اثر بخش و ماندگار باشد. می توانید از یک الگوی خوب برای اینکار استفاده کنید: مانند گویندگان خبر تلویزیون!   الف ) بیان یک خلاصه ای از خبر – نمای دور ب) بیان یک توضیحی از خبر – نمای متوسط ج) تفسیر خبر – نمای نزدیک    مرحله اول موضوع صحبت در جلسات: موضوع را باید به خوبی بیان کنید که قرار است بعد از این گفتگو به کجا برسید – مانند یک تیتر خبری که فقط یک تصویر و تیتر اصلی را بیان می کند. مرحله دوم موضوع صحبت در جلسات: تنها قسمتی از موضوع را برای طرف مقابل بیان می کنید تا نسبت به ادامه موضوع کنجکاو و علاقه مند شود.  مرحله سوم موضوع صحبت در جلسات:‌  این مرحله بسیار مهم و حساس می باشد و باید بتوانید تمام جزئیات را بطور کامل و دقیق بیان کنید.  

۳- توضیح و مدیریت جلسه

در این قسمت باید بتوانید برای این که موضوع را به خوبی برای طرف مقابل خود تشریح و تفسیر کنید و مخاطب بخوبی مساله را درک کند از وسایل کمکی استفاده کنید. نشان دادن نمودارها و شکل ها و هم چنین بیان نقل قول ها و داستان های واقعی که در راستای صحبت های شما می باشد می تواند ذهن طرف مقابل شما را بسیار درگیر موضوع مورد بحث نماید. در موقع جلسه ممکن است که طرف مقابل شما کمی در گفتگو دچار هیجان و استرس شود و نتوانید گفتگو را بخوبی انجام دهید. در این حین باید با ایجاد یک فضای امن و امنیت خاطر برای طرف گفتگو، او را مایل به ادامه صحبت با خود کنید.  می توانید جملاتی را بیان کنید تا گفتگو را در مسیر امن خود پیش ببرید: احساس می کنم که از این صحبت ناراحت شده اید. می توانم بدانم دلیل ناراحتی شما چه چیزی یا کدام قسمت صحبت می باشد؟ هنگامی که این گونه صحبت می کنید طرف مقابل شما کمی آرام می گیرد و صحبت های خود را بیان می کند و از لحاظ عصبی راحت می شود و می تواند در مسیر گفتگو قرار گیرد. هم چنین برای اینکه طرف مقابل ما احساس امنیت بیشتری کند تا نگرش ها و صحبت های خود را آزادانه بیان کند هم زمان از تقویت کننده های کلامی (مانند تأیید و تحسین) استفاده نمایید و با حرکت صورت، او را تائید کنید.     از حرکت های دست و زبان بدن نیز غافل نشوید هر کجا که لازم بود صحبت های خود را تغییر دهید و موضوع را برگردایند تا جلسه را به سمتی مطمئن بکشانید.    

۴- صحبت در جلسات و نتیجه گیری پایانی و دعوت به یک اقدام موثر

در این قسمت باید هر موضوعی را که در مورد آن تصمیم و صورت جلسه ای تهیه شده است را دوباره بیان کنید و مرور کنید. در این قسمت سعی نمایید تا صحبت های ناتمام را بخوبی تمام کنید و مطمئن شوید که صحبت های شما بطور کامل انجام شده است. سعی نمایید تا جلسه را با یک حس خوب و انتقال این حس خوب به طرف مقابل خود، تمام کنید. یک صحبت نهایی را نیز باید انجام دهید و آن،‌ بیان یک شروع برای تصمیمات شما می باشد. حتما بیان کنید که چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی و با چه کیفیتی و به چه میزانی انجام دهد!  

عصاره صحبت یا سخنرانی شما در این بخش باید قابل مشاهده باشد.

اقدامک :

یک گفتگوی ساده را مطابق با روندی که در این مقاله بیان شد در نظر بگیرید و این گفتگو را برای یک اجرای واقعی، تمرین کنید. این گفتگو می تواند در مورد صحبت برای افزایش بهره وری مجموعه شما یا راه کارهایی برای افزایش شادی کارکنان باشد. لطفا این کار را شروع کنید!   خب حالا که این روند چهار مرحله ای صحبت در جلسات را فراگرفتید به شما پیشنهاد می کنم در ادامه این مقاله به نکاتی مهمی در بحث صحبت در جلسات مثل مخالفت ها و نظرات مخالف در جلسات را هم با دقت مطالعه کنید و این نکات را چاشنی جلسات و سخنرانی تان کنید.  

---

 

صحبت در جلسات ( ارتباط کلامی درست) – برگرفته از کتاب آئین دوستیابی ” دیل کارنگی “

هنگامی که در جلسات وارد یک گفتگو می شویم به احتمال زیاد امکان ایجاد بحث و مخالفت بر سر یک موضوع پیش خواهد آمد. در این جلسات باید بتوانیم از عهده مخالفت ها و بحث هایی که بر سر موضوع می شود بربیاییم ولی هوشمندانه و محترمانه !  

بحث کردن برای صحبت در جلسات ممنوع :

وقتی با کسی وارد یک بحث و مخالفت با نظرات او می شوید و او را ناراحت می کنید، شاید به ظاهر در بحث پیروز شده باشید ولی هیچ گاه نمی توانید نظر طرف مقابل را به صحبت های خود جلب کنید.   نکته مهمی که باید آن را واقعا بدانیم این است که به صحبت ها مخالفان خود حتما گوش دهید شاید نکته ای برای پیشرفت شما داشته باشد و نباید با یک تصمیم عجولانه آن را دور کنید. شاید حق با دیگران باشد!

به صحبت ها و دیدگاه های مخالفان خوب فکر کنید شاید حق با آن ها باشد !

 

 

سوالات یک مدیر کارآمد در برخورد با مخالفت دیگران

هنگامی که در یک جلسه به یک مشکل و مخالفت برخورد کردید برای حل مشکل عجله نکنید و به خود زمان فکر کردن بدهید و یا یک جلسه دیگری را ترتیب دهید. در این فرصت سوال های بسیاری وجود دارد که یک مدیر کارآمد آن ها را از خود مرتبا می پرسد: آیا حق با او بوده ؟ آیا من اشتباهی مرتکب شده ام؟ آیا حقیقتی نهفته در بحث ها وجود دارد ؟ آیا عکس العمل من و صحبت های من،‌ از مشکل کاست یا بیشترش کرد؟ آیا صحبت های من، دیدگاه و نظر دیگران در مورد شخصیتم را افزایش داد یا کاهش؟ آیا من با صحبت های خود برنده شدم؟ به چه قیمتی ؟ آیا این شرایط بوجود آمده می تواند فرصتی برای پیشرفت من و مجموعه ام باشد؟ و بسیای سوالات دیگر که می تواند شما را در دستیابی به توافق و یک گفتار و رفتار ماندگار هدایت کند.  

برای بدست آوردن نتایج بهتر،‌ بهتر است از بحث کردن بپرهیزید!

   

 

در صحبت در جلسات خودمان را جای دیگران بگذاریم!

خیلی از مواقع ما دیگران را در حد خود می دانیم و انتظار داریم تا آن ها هم درک خوبی از شرایط داشته باشند و اگر این گونه نباشد به راحتی زبان به انتقاد می گشاییم! به جای اینکه افراد را سرزنش کنیم باید به دلیل انجام کار آن ها پی ببریم. خود را در موقعیت آن ها قرار دهیم و آن ها را درک کنیم. این کار سبب هم دردی بیشتر در روابط کلامی ما می شود.   دکتر جانسون جمله ای زیبا دارد :  خود خدا هم تا قیامت درباره مردم قضاوت نمی کند. چرا من و شما اینکار را انجام دهیم؟!   هنری فورد می گوید : راز موفقیت افراد در توانایی کشف دیدگاه دیگران و دیدن مسائل از زاویه ی دید آن ها و هم چنین زاویه ی دید خودشان است.  

 

نحوه انتقاد صحیح در خلل صحبت در جلسات :

هنگامی که می خواهیم از فردی انتقاد کنیم می توانیم براحتی از خوبی های او صحبت کنیم و او را تحسین کنیم و بعد با یک حرف اتصال خوب ( مانند “و” ، در مورد چیزی که قرار است آن را بصورت نظر و انتقاد بیان کنیم، صحبت کنیم. گاهی از کلمه اما استفاده می کنیم  این سبب می شود که فرد در مورد تعریف کردن قسمت اول شک کند و آن را هم قبول نکند و ارتباطی خوب شکل نگیرد. مثال : آقای … بخاطر کاری که دیروز به شما محول شده بود از شما تشکر کنم و اگر کار امروز را نیز وقتی برایش بگذارید بسیار عالی خواهد بود …..

باید بطور غیر مستقیم نظر دیگران را به سمت اشتباهات آنها سوق دهیم .

 

نکاتی تکمیلی :

۱- اختلاف دیدگاه و سوء تفاهم هرگز با بحث و جدل به پایان نمی رسد و فرجامی نخواهد داشت. این موضوع با فهمیدن نظر و دیدگاه طرف مقابل و صحبت در مورد آن می تواند حل شود. ۲- باید بگذاریم که طرف مقابل صحبت خود را انجام دهد و خونسردی خود را حفظ کنیم و صحبت های او را قطع نکنیم تا بتوانیم یک پل تفاهم میان صحبت های او و خودمان ایجاد کنیم. سپس توجه خود را بر روی نکاتی بگذارید که اتفاق نظر دارید و این نکات را روشن و درخشان تر کنید. ۳- صداقت را فراموش نکنید و سراغ اشتباهات خود بروید و آن ها را بیان کنید چرا که با این کار طرف مقابل را به گونه ای خلع سلاح می کنید و حالت تدافعی او را کاهش می دهید. ۴- در جلسات با افراد باید بگونه ای رفتار کرد که گویا به آن ها درس نمی دهید و تنها نادانسته ها را فراموش شده ها تلقی کنید. گالیله :

 شما نمی توانید چیزی به کسی بدهید، فقط می توانید کمک کنید خودش آن را بفهمد .

 

---

 

طراحی سخنرانی به روش PCSC  ( بهمراه دانلود فایل صوتی )

در اینجا قصد داریم تا یک ساختار قدرتمند دیگر را که در چارچوب سخنرانی ها بخصوص سخنرانی های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد را توضیح دهیم. اگر می خواهید تا در سخنرانی های خود در سازمان و شرکت خود، بخوبی بدرخشید به شما پیشنهاد می کنم تا از این ساختار در سخنرانی های خود استفاده کنید! این چارچوب سخنرانی می تواند به شما کمک کند تا صحبت هایی اثر بخش و موثر را بخوبی برای مخاطبان خود ارائه دهید.

  این ساختار هم مانند ساختار ABC-C دارای یک توالی منظم می باشد که باید بخوبی رعایت شود. در انتهای صحبت های خود هم باید بخوبی یک جمع بندی خوب از موضوع و یک دعوت به اقدام داشته باشید. توضیحات کامل در مورد این ساختار را در ادامه می توانید دانلود کنید.  

 

تکنیکی قدرتمند برای سخنرانی مدیران در جلسات

برای سخنرانی مدیران در جلسات ، اصول و تکنیک هایی وجود دارد که یک مدیر کارآمد و اثر بخش باید بتواند این اصول را در سخنرانی های خود در جلسات استقاده نماید. در سازمان ها و شرکت های مختلف، مطمئنا جلسات کاری بسیاری برای مدیران پیش خواهد که باید در آن جلسات در زمینه مسائل مربوط به حیطه مدیریت خود و همچنین راهکارهای آینده مربوط به سازمان و شرکت خود صحبت کنند. برای اینکه شما به عنوان یک مدیر کارآمد و اثر بخش، صحبت هایی موثر و کاربردی داشته باشید و سایر مدیران و کارمندان، بخوبی صحبت های شما را درک کنند، باید از اصول و تکنیک هایی در صحبت های خود  در جلسات استفاده نمائید تا صحبت های شما اثرگذاری قدرتمندی داشته باشد.  

 

در این مقاله قصد داریم تا با ارائه یک ساختار قدرتمند و اثر بخش برای سخنرانی مدیران در جلسات، با شما در ارائه یک سخنرانی اثربخش، موثر و مفید همراه باشیم.

ساختار سخنرانی مدیران در جلسات

برای سخنرانی مدیران در جلسات، یک مدیر اثر بخش باید بتواند با صحبت های خود، سبب تغییر چشم انداز سایر مدیران و کارمندان شود تا با توجه به این چشم انداز جدید، افراد در راستای بهره وری و بهبود اوضاع سازمان یا شرکت، اقدامی را انجام دهند. ساختاری که در اینجا برای سخنرانی مدیران در جلسات مورد بررسی قرار خواهد گرفت، ساختاری قدرتمند و اثر بخش و کاربردی در سخنرانی های سازمانی میباشد که آن را به اختصار  PCSC   می نامیم.  

 

 

۱- اولین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، موقعیت (Position) می باشد.

هنر یک مدیر کارآمد و اثر بخش در این است که بتواند صحبت خود را بطوری جذاب و با صلابت شروع کند. اگر یک مدیر نتواند توجه مخاطبان را در ۳ تا ۶۰ ثانیه اول سخنرانی جذب کند، رفته رفته حواس مخاطبان به خرید مایحتاج منزل و لباس مورد علاقه شان پرت خواهد شد! در این چند ثانیه اول باید توجه دقیق آنها را به این موضوع متمرکز کنیم که صحبت های شما چه منفعتی برای آنها دارد! در این قسمت شما بعنوان یک مدیر کارآمد و اثر بخش باید بتوانید موقعیت موجود را بخوبی، فقط و فقط توصیف کنید. تاکید می کنیم که فقط باید توصیف کنید، بدون اینکه در مورد آن قضاوتی انجام شود.

موقعیت در اینجا می تواند هر موضوعی باشد که در ذهن افراد دیگر جا افتاده است یا اتفاقی باشد که در مجموعه مدیریتی شما رخ داده است.

مثالی از ساختار

مثلا می توانیم درباره یک موضوع مهمی که در علم مدیریت وجود دارد صحبت کنید و آن را بخوبی توصیف کنید: ” برای مدیریت بهتر افراد مجموعه خود، مدیریت متکی بر پاداش های بیرونی است که به کارگران انگیزه می دهد” و یا بطور مثال می توانیم در مورد یک اتفاقی که در مجموعه تحت مدیریت ما رخ داده است صحبت کنیم: ” هفته گذشته مجموعه ما در قسمت نرم افزاری و کامپیوتری خود دچار اختلالاتی شد که سبب شد بسیاری از فعالیت های مربوط به طراحی و ساخت تجهیزات ما به تعویق بیفتد” موقعیت می تواند هر اتفاق یا ایده و نظری باشد که وجود دارد. وظیفه شما در این قسمت این است که موقعیت، اتفاق و ایده مورد نظر را فقط و فقط توصیف کنید تا افراد حاظر در جلسه، بتوانند بخوبی موقعیت مدنظر شما را درک کنند. در این قسمت ( قسمت موقعیت) می توانید از تکنیک هایی اثر بخش و قدرتمند در ایجاد جلب توجه مخاطبان حاظر در جلسه استفاده کنید که در مقاله بعدی ( قسمت دوم سخنرانی مدیران در جلسات) بیان خواهد شد.

  برای بیان موقعیت، شما می توانید از تکنیک هایی بسیار اثر بخش و جذاب نیز استفاده کنید.

یکی از این تکنیک ها، داستان سرایی می باشد.

داستانی که در اینجا مدنظر می باشد، داستانی می باشد که در راستای بیان اصلی و پیام اصلی ما می باشد. اگر می خواهیم در مورد وضعیت بهره وری نیروها و وضعیت علاقه مندی نیروهای سازمان به کار خود موضوعی را مورد بررسی قرار دهیم، قطعا بیان یک داستان از اتفاقی که در اتوبان در مسیر شرکت رخ داده است، تاثیری بر روند این کار نخواهد داشت! در بیان داستان باید تا می توانیم و زمان به ما اجازه می دهد، جزئیات را توصیف کنیم.

در بیان داستان ۴ مرحله را حتما به یاد داشته باشید: الف) بیان موقعیت جغرافیایی که داستان در آن رخ داد. ب) بیان شخصیت هایی که در داستان وجود دارند ( مشخصات افراد شامل قد، چهره، لهجه، نحوه صحبت کردن، علائق و …) ج) بیان اتفاقی که در داستان رخ داد ( اتفاقی که در این داستان رخ می دهد را باید بخوبی تشریح کرد) د) نتیجه گیری از این داستان و بیان یک پیام که شروع کننده و در راستای صحبت های مهم بعدی شما می باشد.

روشی دیگر برای شروع که می توان مورد بررسی قرار داد، بیان تکان دهنده می باشد.

بیان تکان دهنده مبتنی بر آمار می باشد اما می توان از روش بیان کردن نقطه نظرهای جدی که تفکر رایح را به چالش می کشد هم استفاده کرد. بعنوان مثال بیان جمله گفته شده قبلی : “” برای مدیریت بهتر افراد مجموعه خود، مدیریت متکی بر پاداش های بیرونی است که به کارگران انگیزه می دهد” و بیان اینکه این روش برای کارهای ماشینی جواب می دهد نه برای انسانها ! می تواند یک بیان تکان دهنده ای باشد که ذهن افراد را به چالش می کشد و منتظر صحبت های بعدی ما و توجیه این صحبت خواهند ماند.

روش دیگری که می توانید با آن صحبت های خود را شروع کنید، بیان سوال کوبنده می باشد!

سوالی که سبب شود مخاطبان با تمام وجود در مورد آن تفکر کنند تا یک جواب صریح را پیدا کنند. سوال هایی که با چرا و چگونه آغاز می شود ، کنجکاوی ما را تحریک می کنند تا مخاطبان دنیای اطراف خود را بهتر بشناسند. چرا شرکت هایی شبیه به شرکت ما توانسته اند برای بهره وری خود یک سیستم مدون طراحی کنند که اساس آن را انسان و انسان گرایی تشکیل می دهد؟ چگونه ما می توانیم در شرکت خود چنین موضوعی را پیاده سازی کنیم؟   در ابتدای سخنرانی خود، موارد بسیار بد و اشتباهات آشکاری وجود دارد که باید از آنها اجتناب کرد.

• هرگز با جمله ای قصار شروع نکنید، حتی اگر مرتبط باشد کلیشه ای است!
• با لطیفه شروع نکنید
• با جمله ای توهین آمیز به مخاطبان شروع نکنید
• اگر میخواهید از مخاطبان تشکر کنید آن را برای آخر سخنرانی بگذرید.

 

۲- دومین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، بیان پیچیدگی (Complexity) است

در این قسمت باید بتوانیم به این موضوع بپردازیم که چرا موضوع فعلی، ایده فعلی و اتفاقی که افتاده است حاوی یک مشکل اساسی و قابل توجه یا یک موقعیت نهفته در آن است تا ذهن مخاطبان را به حالت تعلیق در آورید! حالت تعلیق یعنی اینکه مخاطبان را به فکر شدیدی فرو ببریم و یک مسئله جدی را در ذهن آنها روشن کنیم!  

بطور مثال در مورد پاداش های بیرونی : ” می توانیم بگوئیم که کارشناسان و مهندسان با پاداش های درونی انگیزه پیدا می کنند و این موضوع در طی سالیان برای ما محرز شده است که پاداش های بیرونی در طول زمان موجب کاهش بازدهی در فعالیت های فکری آنها می شود” یا در مورد اتفاقی که در مجموعه مدیریت ما بدلیل نقص سیستم نرم افزاری رخ داد  می توانیم برای پیچیدگی موضوع بگوئیم: ” این مسئله حاد پیش آمده که سبب ایجاد اختلال در سیستم های ما شد، بدلیل نبود سیستم های امنیتی می باشد که باید بتوانند اطلاعات را در زمان مناسب ذخیره و تحلیل و ارسال کنند. این سیستم ها دیگر جوابگوی فعالیت های سنگین و دقیق ما نیستند و …. ”  

۳-سومین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، راه حل : (Solution) است

در این قسمت باید راه حلی را ارائه دهیم که کامل، کاربردی و اثر بخش باشد و بطور ماهرانه ای مشکلات را برطرف کند و از موقعیت ها و اتفاقاتی که در مورد آنها صحبت شده است، جلوگیری نماید. همان جمله کلید، آمار تکان دهنده یا سوالی را که در ابتدای صحبت خود انجام دادید را می توانید جهت یادآوری در اینجا بیان کنید تا مخاطبان باز در مسیر سخنرانی شما قرار گیرند. در این قسمت باید بتوانیم با صحبت ها و راه حل های خود، یک چشم انداز جدید را به افراد شرکت کننده در جلسه بدهیم و آنها را دعوت به اقدامی برای حل مسئله مورد نظر کنیم. جملاتی که در این قسمت بیان می شود باید همراه با احساس تواضع و احترام به افراد شرکت کننده باشد و بگونه ای بیان شود که آنها احساس کنند که این مشکل مربوط به آنها هم خواهد شد و باید خود را در این مسیر همراه خود قرار دهند.

  از کلماتی استفاده کنید که دربرگیرنده احساس و عواطف برای شرکت کنندگان باشد. جملاتی را بیان کنیم که مخاطبان این حس را در خود تقویت کنند که صحبت های شما از روی دلسوزی و کمک کننده به مجموعه سایرین می باشد.

بطور مثال در مورد مسائل بیان شده برای سخنرانی در جلسات :

مثال مدیریتی : ” باید بتوانیم بعنوان مدیران کارآمد و اثر بخش، روش ها  و تکنیک هایی را مورد استفاده قرار دهیم که به افراد تحت مدیریت خود بر مبنای تبحر، اراده، خودسازمانی، انگیزه دهیم و آنها را تشویق کنیم ” در مورد مثال مشکلات نرم افزاری : ” ما باید بتوانیم با بکارگیری سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری جدید و کارآمد که می توانند امنیت اطلاعات ما و ارسال آنها به موقع را بخوبی انجام دهند از مشکلات آینده و کاهش بهره وری سازمان جلوگیری کنیم. هنگامی که در مورد پیچیدگی مسائل و اتفاقات و ایده ها صحبت می کنیم باید بگونه ای مطالب را ارائه دهیم که افراد بخوبی در این مرحله بدانند که ما بدنیال چه چیزی هستیم و چه چیزی را می خواهیم تا بیان کنیم. همچنین در قسمت راه حل مسئله پیش رو، باید بگونه ای آن را بیان کنیم که افراد شنونده، بخوبی بدانند که چکاری را باید انجام دهند یا چه کاری را باید در برنامه کاری خود قرا دهند.

همه چیز باید شفاف و واضح و ساده و کاربردی باشد .

جمله ای بسیار جالب و اثر بخش از پیتر دراکر وجود دارد که :

انسان های موفق همیشه در آغاز سخنرانی، به هدف خاص و موفقیت هایی که باید برسند اشاره می کنند.

چنین افرادی همیشه در آخر جلسه، جمله اول را تکرار می کنند نتیجه گیری نهایی را به هدف اولیه ربط می دهند .

 

۴- چهارمین قسمت ساختار سخنرانی مدیران در جلسات، دعوت به اقدام واضح و سخنرانی در جلسات، است

در این مرحله پس از بیان راه حل موضوع، افراد شرکت کننده در جلسه شما، این ذهنیت را پیدا می کنند که چه صحبت های خوب و جالبی ! خب الان باید دقیقا چکاری انجام شود ؟ ما باید چکاری را انجام دهیم ؟ چه کاری در چه زمانی و به چه صورت و به چه میزان و با چه اولویتی باید انجام شود؟ در این مرحله باید بتوانید برای یکسری افراد شرکت کننده در جلسه، وظایفی را تعیین کنید ( یا اگر این موضوع برای شما امکان ندارد و مدیران هم سطح شما یا بالاتر از شما وجود دارند، این کار را به دبیر جلسه بسپارید)  

  باید مشخص شود که در مورد مثال های بیان شده : مثال مدیریتی : ” وظیفه مدیریت هر واحد علاوه بر اینکه بهره وری افراد را درماه مشخص می کنند، باید هر ماه از چند نفر از کارکنان و مهندسان مجموعه، بخاطر عملکرد صحیح در کار، مورد تشویق قرار گیریند” یا در مورد مشکل نرم افزاری : ”  واحد IT سازمان یا شرکت ، سیستم هایی قوی و اثربخش بازار را بررسی نموده و سیستمی را که می تواند نیازهای ما را تامین کند را پیدا کرده و خرید نمایند.”   این ساختار هم مانند ساختار ABC-C دارای یک توالی منظم می باشد که باید بخوبی رعایت شود. در انتهای صحبت های خود هم باید بخوبی یک جمع بندی خوب از موضوع و یک دعوت به اقدام داشته باشید. توضیحات کامل در مورد این ساختار را در ادامه می توانید دانلود کنید.

 

---

نکات کلیدی در سخنرانی مدیران در جلسات 

۱- همیشه به یاد داشته باشید که خنده چیز خوبی است! ۲- باید خلاقیت خود را در سخنرانی های خود نشان دهید ۳- نباید خودنمایی کنید. فروتن باشید ۴- نباید سخنرانی های خود را از روی نوشته بخوانید ۵- نباید وقت شنوندگان خود را هدر دهید. ۶- حین سخنرانی در جلسات، به این فکر باشید که الهام بخش باشید و اطلاعات خوبی را به مخاطبان ارائه دهید. ۷- از آنجایی که تغییر کار دشواری می باشد به عنوان اولین قدم، به شنونده کار آسانی دهید که بتواند از همان روز کار را شروع کند و در مسیر قرار گیرید. برای موفقیت در سخنرانی باید هر روز برای موفقیت خود، فعالیت هایی کوچک و جدید را انجام دهید تا سخنرانی در جلسات برای شما به یک کار عادی تبدیل شود. برایان تریسی یکی از بهترین سخنرانان جهانی در زمینه یادگیری و آموزش جمله ای را دارد :

یادگیری مداوم حداقل شرط لازم برای موفقتیت در هر زمینه ای است که در آن فعالیت می کنید، هر روز چیز جدیدی بیاموزید .

---

 

برای سخنرانی مدیران در جلسات، ایده های خوب را جمع آوری کنید.

ایده ها ارزش فراگیر شدن را دارند ( شعار  همایش TED)

  ۱- باید ایده ای بزرگ داشته باشید. موضوع خارق العاده جدیدی نشان دهید و موضوعی را مطرح کنید تا کنون بیان نشده باشد. ۲- ایده ها باید داستان وار همراه با سوالات مناسب بیان شوند بیان داستان در مسیر سخنرانی در جلسات می تواند برای افراد شرکت کننده حس خوبی را ایجاد کند و یک ارتباط احساسی خوبی  را با شما ایجاد کنند. این نکته را فراموش نکنید که تغییر از روی احساس می باشد و نه بر اساس منطق ! ایده های خوب می تواند سبب شود تا سایر مدیران و کارکنان، در راستای حل مشکل بوجود آمده با یکدیگر همفکری موثری را داشته باشند.

هدف سخنرانی شما باید الهام بخشیدن باشد

به دیگران الهام ببخشید تا بتوانند آنچه به آنها الهام بخشیده ای را انجام دهند! هدف سخنرانی شما در جلسات باید بیان جملاتی باشد که سبب الهام بخشی برای مخاطبان باشد. جملاتی را بیان کنید که به مخاطبان شما، انرژی حرکت به سمت افزایش بهره وری سازمان و ارتقاء کارکنان سازمان شود.  

شعارهای بنیادین در طول سخنرانی را سعی کنیم تکرار کنیم

در طول سخنرانی خود بسیار پسندیده است که برای قرار گیری ذهن مخاطبان در مسیر سخنرانی، یک شعار موزون و با مفهوم را انتخاب کنید که با پیام اصلی شما در سخنرانی در جلسات، هماهنگی کافی را داشته باشد. بطور مثال جملات زیر نمونه ای از شعارهایی می باشد که می توان در سخنرانی در جلسات استفاده کرد: ۱- افراد نمی خواهند بدانند چه کاری انجام می دهید، بلکه می خواهند بدانند که چرا کاری را انجام می دهدی ۲- با کسانی کار کنید که به باورهای شما ایمان دارند. شعارها کلماتی موزون و ساده و کوتاه هستند که در کنار هم قرا می گیرند تا بتوانیم ذهن مخاطب را در مسیر سخنرانی نگه داریم! یک مدیر کارآمد باید بتواند فکر خود را به شعاری به یادماندنی تبدیل کند و آن را چندین بار به عناوین مختلف در سخنرانی خود تکرار کند.

 

برای دیدن ویدئوهای آموزشی رایگان حتما به پیج اینستاگرامی احمد فاضلی سربزنید.