یکی از مهم‌ترین مسائلی که یک سخنران با آن‌ها در ارتباط است، مدیریت پرسش‌هایی است که از او می‌شود. این پرسش‌ها گاه، منطقی و در راستای فهم بیشتر مخاطبان است و گاه هم هدف‌دار و به‌منظور ضایع ساختن سخنران در پیش مخاطبان است!

سخنران باید بسیار مراقب باشد که مبادا بعضی از مخاطبان بخواهند با حرف‌های خود، او را مورد تمسخر قرار داده و یا کسی بخواهد مدیریت جلسه را بر عهده بگیرید. البته توجه داشته باشید که دچار وسواس نشوید!

می‌توانروش‌های مختلفی را برای پاسخ‌گویی به سؤالات انتخاب کرد. مثلاً سخنران بگوید که در انتهای سخنرانی به سؤالات پاسخ داده می‌شود و یا پس از پایان هر قسمت به سؤالات پاسخ داده می‌شود. بهر حال سخنران باید بتواند بااقتدار و اعتمادبه‌نفس، مدیریت جلسه سخنرانی را برعهده‌گرفته و نگذارد که کسی زحمات او را به هدر دهید.

در هنگام جواب دادن به سؤالات باید سعی شود تا بیشتر از تجربیات شخصی خود استفاده کرده و جواب سؤال را بدهید چرا که سبب می‌شود محور توجه مخاطب شده و به شما احترام بیشتری قائل شوند.

در ادامه به بعضی از راهکارهای مهم در مدیریت سؤال‌ها در جلسه سخنرانی، پرداخته می‌شود.

۱- اگر کسی شروع به سخنرانی کرد و مقدمه‌چینی و … بپرسید شما سؤالی دارید؟

مطمئن باشید که مخاطبان دیگر با شما همراهی کرده و فرد مجبور به پرسیدن اصل سؤالمی‌گردد یا می‌نشیند.

۲- پرسیدن سؤالات سخت:

این چیزی است که باعث یکی از ترس‌های بزرگ از سخنرانی می‌گردد. باید بدانید که در جلسه سخنرانی این شما هستید که سمینار برگزار کرده‌اید و شما بیشترین اطلاعات را درزمینه‌ی موردنظر دارید و نباید ترسی از این بابت که سؤال سخت از شما می‌پرسند داشته باشید.

اولین نکته این است که نباید جواب سؤال را حدس بزنید بلکه باید صحبت‌های خود را با اطمینان و اعتمادبه‌نفس بدهید.

هر وقت کسی سؤالی را پرسید، ابتدا سؤال را تکرار کرده تا هم مخاطبان دیگر بشنوند، هم مطمئن شوید که سؤال را فهمیده‌اید  و هم در این حین با موضوعات بیان‌شده در سمینارو مرور در ذهن بتوانید جواب را از میان صحبت‌های خود دربیاورید.

اگر هم باز جوابی نیافتید، سریعاً رو به مخاطبان دیگر کرده و از آن‌ها این سؤال را بپرسید و نظر آن‌ها را جویا شوید.اگر کسی بود که جوابی بدهد، آن جواب را به شکلی ساده و روان دوباره تکرار کرده و از پاسخ‌دهنده تشکر کنید.

درنهایت اگر هم جوابی برای سؤال پرسیده شده نداشتید، درنهایتاعتمادبه‌نفس بگویید که جواب را نمی‌دانید و از اینترنت و سایر منابع موجود باید جواب را جستو کسی شما را سرزنش نمی‌کند چرا که ندانستن چیز بدی نیست. بدتر از ندانستن، بلد نبودن روش دانستن است.

۳- برای تعداد سؤالات یک قانون بگذاریدمثلاً بگویید در این قسمت ۴ سؤال را جواب می‌دهیدو اگر پاسخ به سؤالات را در قسمت پایانی گذاشته‌اید، بگویید که ۱۰ دقیقه برای سؤالات وقت دارید.

در انتهای این قسمت هم می‌توانید یک سؤال را خودتان مطرح کنید و بگویید که بسیار خوب بود اگر این سؤالهم پرسیده می‌شد که ….. سپس جواب را خودتان داده تا با نهایت اقتدار و اعتمادبه‌نفس، جلسه پرسش و پاسخ تمام شود

۴- هیچ‌گاه نگویید که فقط برای یک سؤال وقت دارید! چرا که شاید سؤال سخت باشد و نتوانید جواب دهید و بسیار بد شود و ضایع شوید.

۵- مورد مهمی که در مورد مخاطبان و به‌خصوصسؤال‌کنندگان باید در نظر داشت این است که نباید برایتان مهم باشد که سؤال‌کننده چه انسانی است مغرض و بی ادیب و … شما باید در کمال آرامش و متانت و بااقتدارصحبت‌هایآن‌ها را شنیده و واکنش مناسب را انجام دهید.زیبا و زشت بودن، زن و مرد بودن، بلند و کوتاه بودن  و… نباید برای شما اهمیتی داشته باشد. حتی بعضی که سؤالی دارند و نمی‌توانندسؤال خود را کامل کنند باید به آن‌ها کمک کنید که سؤال خود را به‌خوبی بپرسند.

۶- گاهی اوقات از سؤال‌کنندهبهخاطرسؤالش تعریف کنید. بگویید که این سؤال نکته جالبی دارد و آن اینکه …

۷-  کسی را بهخاطرسؤالش، توبیخ یا مسخره نکنید چرا که باعث می‌شود گارد منفی و دفاعی به خود گرفته و از طرفی دیگران هم از شما احساس ترس می‌کنند.

۸- جواب سؤالات را کوتاه و روشن و با استناد به سخنرانی خود بدهید.مثلاً همان‌طوریکه در قسمت ۲ بیان شد…

نباید پاسخ‌ها زیاد باشند و خود به یک سخنرانی دیگر تبدیل شوند!

۹- بگذارید افراد سؤال خود را به‌طور کامل بپرسند و وسط سؤالآن‌هانپرید چرا که ممکن است بگوید سؤال من این نیست و شما ضایع شوید.

۱۰- نگذارید که پرسشگر حرف دردهان شما بگذارد. مثلاً بگوید از سخنرانی شما می‌توان این نتیجه را گرفت که …

در این حالت سریعاً کنترل را در دست گرفته و بیان کنید که منظور من در این قسمت از سخنرانی این بوده که …

نگذارید دیگران کنترل سخنرانی را با برداشت‌های خود، دردست بگیرند.

۱۱- اگر کسی خواست که بر اساس آمار خود، نتیجه‌گیری خاصی را اعلام کرد به او بگویید که با آمار او موافق نیستید و در فرصت مناسب بعد از جلسه در آن مورد با او صحبت خواهید کرد. البته در کمال احترام این صحبت را داشته باشد.حتماً بعد از جلسه برای او وقت مناسب بگذارید.

۱۲- اگر نمی‌خواهید که به سؤالی جواب دهید، بگویید در فرصتی دیگر اگر شد بررسی می‌کنیم.

۱۳- اگر شخصی محترمانه سؤالمی‌پرسد شما هم محترمانه جواب دهید. اگر کسی همانند دانشجو بهدنبال اطلاعات است شما هم مانند معلم به او جواب دهید. اگر کسی هم گستاخانه سؤالمی‌پرسد به او حمله نکنید بلکه بااقتدار و اعتمادبه‌نفس جواب او را بدهید تا در پیش مخاطبان عزیز و محترم باشید.

۱۴ – کسی اگر وسط حرف ما بپرد باید چه‌کار کرد؟ می‌گذاریم حرفش را بزند و بعد می‌گوییم که اجازه دهد حرفمان را بزنیم، اگر تکرار کرد همین حرف را می‌زنیم و درنهایت با اجازه از خودش و سایرمخاطبان، به سراغ نفر بعدی می‌رویم.

۱۵- اگر کسی سؤالی که را جواب داده‌شده بود پرسید، با اجازه از مخاطبان، مختصری را توضیح دهید.

۱۶- سؤالی که دوباره پرسیده می‌شود را به سؤال‌کنندهمی‌گوییم که در پایان سخنرانی نزد ما بیاید و جواب را بگیرد.

۱۷- اگر کسی سوا ل بی‌ربط به سخنرانی بپرسدبه او واضح بگویید که موضوع سؤالش ربطی به سخنرانی ندارد و یک نکته‌ای که گفتنش ضروری است را بیان کنید.

۱۸- کسی که چند سؤالمی‌پرسد را به او بگوییم که به سؤالاتشتک‌تک جواب می‌دهد البته تا جایی که حاضرین موافق باشند

۱۹- کسانی که سؤالات بلند می‌پرسند را خواهش کنیم که سؤالات خود را کوتاه کرده و اگر نمی‌توانند خودمان سؤالآن‌ها را کوتاه کرده و جوابی مناسب دهیم.